expand_less
Digitalisering
Het registreren, voorbereiden, scannen, indexeren en controleren van al uw dossiers en documenten, zodat deze digitaal ter beschikking gesteld kunnen worden.
Wij digitaliseren uw documenten
Werkt u nog met een papieren archief en wilt u dit graag digitaliseren? Dockx Rhenus Archisafe kan uw fysiek archief omzetten naar een digitaal archief. Met onze ervaring, onze gekwalificeerde medewerkers en onze diverse diensten rond het thema digitalisering kunnen wij uw archief klaarmaken voor de toekomst. Wij digitaliseren niet alleen uw bestanden, maar kunnen ook automatisch gegevens uit de documenten lezen. Dit zorgt ervoor dat deze gegevens snel kunnen worden teruggevonden. Indien nodig kunnen bestanden zelfs worden gecombineerd. Voor bestanden waar automatische herkenning niet werkt vanwege de kwaliteit, is handmatige lezing door ons opgeleid personeel gegarandeerd. Ook verzorgen wij voor u de voorbereidingen van het digitaliseringsproces, zoals het uitpakken, sorteren en andere diensten. Als u dat wenst, kunnen wij uw gegevens ook in onze eigen datacenters hosten.
DIGITAAL ARCHIEF
Scan on Demand is een digitale archiefoplossing van Dockx Rhenus Archisafe die u toelaat om gearchiveerde bestanden gemakkelijk en snel te raadplegen. Om een bestand op te vragen, zoekt u het betreffende dossier online op via het BNP (Business Network Platform). Het dossier wordt opgeroepen, door onze medewerkers ingescand en bezorgd via een SFTP-server. Aanlevering via mail met een versleutelde bijlage behoort ook tot de mogelijkheden. Zo worden de door jou gekozen documenten snel digitaal beschikbaar gemaakt: met een standaardlevering binnen de 24 uur, of met express-levering binnen de 4 uur. Elke documentbeweging wordt vastgelegd in een audit-proof archiveringssysteem. Op deze manier kan u de status van elk document steeds opvragen.
Wilt u uw archieven liever fysiek raadplegen en laten bezorgen op kantoor? Naast digitale opvraging verzorgt Dockx Rhenus Archisafe ook de levering van originele archiefstukken. De opvraging gebeurt, net zoals bij digitale opvraging, gemakkelijk via het BNP (Business Network Platform). Bij uw bestelling kiest u zelf de leveringsmethode en leveringstijd. U kan opteren voor standaardlevering (binnen de 24 uur) of express-levering (binnen de 4 uur), beiden met GPS tracking. Onze betrouwbare bezorgservice zorgt voor veilige levering én terugplaatsing in het archief.
UW VOORDELEN
- Verhoogde veiligheid
- Verhoogde efficiëntie
- Focus terug naar de kerntaken i.p.v. op administratieve taken
- Kosten- en ruimtebesparend
- Gemakkelijke toegang op elk moment
