OVERZICHT VAN DE MEEST RELEVANTE BEWAARTERMIJNEN 2024

Weet je niet zeker hoe lang je je bedrijfsdocumenten moet bewaren en ken je de verschillen niet tussen de bewaartermijnen voor verschillende documenten?

De bewaartermijnen voor documenten in België zijn wettelijk geregeld. Daarom is het bijzonder belangrijk om een nauwkeurige controle uit te voeren bij het plannen van de vernietiging van documenten.

Wij van Dockx Rhenus Archisafe hebben een algemeen overzicht gemaakt van de wettelijke bewaartermijnen en geven je een PDF-bestand met de huidige bewaartermijnen voor 2024!

De bewaartermijn van documenten kan variëren afhankelijk van het doel. Het basisprincipe is daarom: documenten en dossiers moeten zo lang worden bewaard als nodig is voor het betreffende doel.

Als je twijfelt over de bewaartermijn van je documenten, helpen onze contactpersonen in jouw regio je graag verder.

In een vrijblijvend gesprek lichten we graag de individuele bewaartermijnen voor uw documenten toe.

Houd er rekening mee dat we ondanks zorgvuldige samenstelling de juistheid van de verstrekte informatie niet kunnen garanderen.

HOE LANG MOET IK ZAKELIJKE DOCUMENTEN OVER HET ALGEMEEN BEWAREN?

- De bewaartermijn is normaal gesproken 7 tot 10 jaar. In uitzonderlijke gevallen kan deze periode zelfs 30 jaar of meer zijn. Informeer daarom naar de termijnen die voor jou gelden. 

- De bewaartermijn begint altijd na het einde van het kalenderjaar van de laatste vermelding in het betreffende document.

HOE LANG MOET JE ZAKELIJKE DOCUMENTEN IN EEN BEDRIJF BEWAREN?

- Als het document dient als basis voor de boekhouding, moet het tien jaar worden bewaard.

- Voor alle andere bedrijfsdocumenten geldt een bewaartermijn van zes jaar.

- Bij twijfel moeten documenten tien jaar worden bewaard of moet een belastingadviseur worden geraadpleegd.

WELKE DOCUMENTEN MOETEN WORDEN BEWAARD EN MOGEN NIET ONMIDDELLIJK WORDEN VERNIETIGD?

In het algemeen moeten alle fiscaal relevante documenten worden bewaard. Ze moeten leesbaar en beschikbaar zijn gedurende de hele bewaarperiode.

- Jaarrekeningen (inclusief openingsbalansen of tussentijdse financiële overzichten) Jaarrekeningen moeten op papier worden bewaard.

- Managementverslagen

- Inventarissen

- Registers/boeken (bv. kasregister, vaste activa)

- Boekhoudkundige documenten

- Facturen (inclusief leveringsbonnen indien van toepassing)

- Bankafschriften

- logboeken

WAT ZIJN DE GEVOLGEN VAN EEN SCHENDING VAN DE WETTELIJKE BEWAARTERMIJNEN?

- Een schending van de bewaarplicht is een schending van de boekhoud- of bewaarplicht.

- Een overtreding zal strafrechtelijk worden vervolgd.

WAT TE DOEN NA AFLOOP VAN DE BEWAARTERMIJN?

- Aan het einde van de bewaartermijn kunnen je bestanden worden vernietigd. Om ervoor te zorgen dat je het einde van je bewaartermijn niet mist en onnodig ruimte en kosten verspilt, brengen we je tijdig op de hoogte van de vernietigingsdatum. Laat uw gevoelige bedrijfsdocumenten dan direct professioneel vernietigen door Rhenus Office Systems conform de regelgeving voor gegevensbescherming. Vertrouw op de experts in documentbeheer.

BEDRIJFSDOCUMENTEN EN HUN HISTORISCHE BETEKENIS

Naar schatting 5% van alle bedrijfsdocumenten is van historisch belang en moet daarom permanent worden gearchiveerd en veilig worden opgeslagen.

Onze experts ondersteunen je graag bij het classificeren van deze documenten.

Wij zijn DIN ISO 11799 gecertificeerd, een norm voor informatie en documentatie - eisen voor de opslag van archief- en bibliotheekmateriaal, waardoor wij uw competente partner zijn voor de archivering van historische documenten.

OVERZICHT VAN DE RELEVANTE BEWAARTERMIJNEN

- Houd er rekening mee dat de bewaartermijnen in het buitenland kunnen verschillen.

- Dit overzicht is alleen van toepassing in België.

- In andere landen gelden landspecifieke bewaartermijnen.

- Bewaartermijnen kunnen per sector verschillen.