FAQ

AS2

Onze archiefbeheer applicatie, genaamd AS2 is door onze eigen IT afdeling gebouwd en wordt gehost in ons eigen datacenter. Met dit programma voeren wij elk archiefstuk en zijn daartoe behorende informatie in. Elke documentbeweging zoals input, opvraging, vernietiging, etc… worden vastgelegd in een audit-proof archivering systeem, zodat de status van elk document steeds opvraagbaar is. Rapportages kunnen hierdoor steeds aangevraagd worden. Daarnaast biedt het systeem maximale veiligheid en bescherming tegen ongeautoriseerde toegang

Inslag

Het initieel binnenbrengen van een archiefgoed vanuit de locatie van de klant naar een archiefopslaglocatie van Dockx Rhenus Archisafe. Het archiefgoed wordt bij binnenkomst van een barcode voorzien en het wordt geregistreerd in de database van AS2. De omvang en inhoud van die registratie kan geheel aangepast worden aan de wens van de klant. Na de inslag worden maandelijks opslagkosten in rekening gebracht tot het moment van uitslag.

Opvraging

Het opvragen van een document, dossier of archiefdoos voor tijdelijke raadpleging op de locatie van de klant. In AS2 wordt het opgevraagde archiefgoed als ‘uitgeleend’ geregistreerd. Een opvraging door een klant leidt niet tot wijziging in de opgeslagen hoeveelheid, en dus niet tot een verlaging van de opslagkosten.

Terugplaatsing

Na het terugontvangen van een document, dossier of archiefdoos die een klant eerder heeft opgevraagd wordt dit item weer op zijn oorspronkelijke plaats teruggelegd. In AS2 wordt het opgevraagde archiefgoed als ‘teruggebracht’ geregistreerd. Een terugplaatsing leidt niet tot wijziging in de opgeslagen hoeveelheid, en dus niet tot een verhoging van de opslagkosten.

Uitslag

Het definitief uit de archiefopslaglocatie van Dockx Rhenus Archisafe verwijderen van een archiefgoed. Het verwijderde goed kan teruggebracht worden naar de klant, bij een ander archiefopslagbedrijf worden aangeboden of worden vernietigd. De uitslag wordt geregistreerd in AS2. Na de uitslag worden geen maandelijkse opslagkosten voor dit archiefgoed meer in rekening gebracht.

Vernietiging

Het versnipperen van een archiefgoed tot snippers zodat reproductie van het oorspronkelijke document onmogelijk wordt.